Aandeelhouders- en ledenvergaderingen tijdens de coronacrisis

23 april 2020

Omstreeks deze tijd houden veel vennootschappen en verenigingen normaal gesproken hun jaarlijkse algemene aandeelhouders- of ledenvergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld. Gelet op de oproep van de regering om in deze tijden thuis te blijven, is het niet wenselijk dat deze vergaderingen fysiek plaatsvinden. Dat zorgt voor een probleem, omdat de wet uitgaat van een fysieke algemene vergadering. In de statuten van vennootschappen en verenigingen kan de mogelijkheid weliswaar worden geboden digitaal deel te nemen aan algemene vergaderingen, maar dat is niet in alle statuten van vennootschappen en verenigingen opgenomen. Dit probleem is onderkend door de regering en zij heeft een spoedwet ontworpen waarin de mogelijkheid in het leven wordt geroepen dat aandeelhouders- en ledenvergaderingen kunnen worden gehouden zonder fysieke deelname van aandeelhouders of leden. Voor vennootschappen is zelfs een volledig virtuele algemene vergaderingen mogelijk (de spoedwet kent deze mogelijkheid niet voor verenigingen). In dat laatste geval kunnen aandeelhouders alleen via een elektronisch communicatiemiddel deelnemen aan de algemene vergadering. De eerste kamer heeft inmiddels ingestemd met deze spoedwet en inwerkingtreding wordt deze week verwacht. Deze wet is van kracht tot 1 september a.s. en kan telkens met twee maanden worden verlengd.

In de praktijk hebben al algemene vergaderingen plaatsgevonden waarbij de aandeelhouders of leden zijn verzocht niet fysiek te verschijnen en hun stem elektronisch uit te brengen. Met het risico dat genomen besluiten juridisch ongeldig zijn, omdat niet correct aan alle formaliteiten is voldaan rondom de algemene vergadering. Aan deze onzekerheid maakt de spoedwet een einde door te bepalen dat deze wet van toepassing is op vergaderingen die op of na 23 maart 2020 plaats hebben gevonden en dat de wet ook terugwerkt voor vergaderingen die vóór 23 maart 2020 plaats hebben gevonden.

De spoedwet stelt wel eisen aan de algemene vergadering:

  1. Degenen die het recht hebben de vergadering bij te wonen moeten in de gelegenheid worden gesteld via elektronische weg de vergadering te volgen. Aan dit vereiste wordt voldaan als de vergadering via een audio- of videoverbinding live kan worden gevolgd. Daarbij is niet vereist dat de aandeelhouders of leden deel kunnen nemen aan de beraadslaging via die verbinding.
  2. De vergadergerechtigden moeten tot 72 uur vóór de algemene vergadering schriftelijk of elektronisch vragen kunnen stellen over de onderwerpen op de agenda. Deze vragen moeten voor of tijdens de vergadering worden beantwoord en de vragen en antwoorden moeten uiterlijk tijdens de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt. Bijvoorbeeld via een audio- of videostream, via de website of door mondelinge behandeling tijdens de vergadering.
  3. Het bestuur moet zich ervoor inspannen dat aandeelhouders en leden in de gelegenheid worden gesteld tijdens de vergadering nadere vragen te stellen.

Wat het stemrecht van aandeelhouders of leden betreft kan het bestuur in beginsel uit drie varianten kiezen: het uitsluitend voorafgaand aan de vergadering geven van een volmacht of steminstructie aan een door de rechtspersoon aangewezen persoon; het geven van een elektronische stem voorafgaand aan de vergadering; het elektronisch stemmen ter vergadering. In de oproepingsbrief voor de vergadering van een vennootschap moet het bestuur aangeven op welke wijze er gestemd kan worden.

De minister is van mening dat besluiten ook rechtsgeldig zijn als de verbinding heeft gehaperd of een aandeelhouder of lid anderszins niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan een elektronische vergadering. Dit staat echter niet met zoveel woorden in de wet. Het is dus niet uitgesloten dat de rechtsgeldigheid van besluiten kan worden aangetast als de verbinding weg is gevallen. Bijvoorbeeld omdat de verbinding weg is gevallen tijdens een stemproces en de daardoor niet uitgebrachte stemmen een beslissende invloed zouden hebben gehad op de stemuitslag.

Tot slot geeft de spoedwet het bestuur de mogelijkheid om de normale termijn van zes maanden na het boekjaar voor de opmaking van de jaarrekening te verlengen met maximaal vier maanden bij een vereniging en vijf maanden bij een vennootschap. Verder is er geen sprake van bestuurdersaansprakelijkheid als de jaarrekening van het meest recent afgesloten boekjaar te laat is gedeponeerd als het verzuim te wijten is aan de uitbraak van het coronavirus. Bijvoorbeeld omdat de bestuurder lijdt aan het coronavirus en daarom de jaarrekening niet tijdig heeft kunnen opstellen. De bestuurder zal dit moeten aantonen.

Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen hebben, kunt u contact met mij opnemen via dings@huveradvocaten.nl.

Haico Dings
23 april 2020

vergadering online corona
Meer artikelen over de volgende rechtsgebieden: