Algemene voorwaarden - de regels

10 november 2011

De kleine lettertjes bij een overeenkomst kunnen van groot belang zijn. Komt het tot een conflict met een klant, dan kunnen de algemene voorwaarden u een belangrijk voordeel bieden. Maar dan moet u er wel van op aan kunnen dat ze van toepassing zijn en blijven. Hier wordt beknopt uiteengezet wat de regels zijn.

Inhoud van algemene voorwaarden

In algemene voorwaarden kunnen allerlei verschillende soorten zaken geregeld worden. Denk aan garanties, uitsluiting van aansprakelijkheden, levertermijnen etc. Goede algemene voorwaarden zijn toegesneden op de specifieke behoefte van de gebruiker/ondernemer. Om die reden kan in deze bijdrage over hetgeen exact de inhoud van de voorwaarden moet zijn, niet veel gezegd worden.
Wel is het van belang dat u weet, dat de inhoud in een voorkomend geval door een rechter steeds aan de wettelijke maatstaven getoetst zal worden. Het gaat er dan om of zo'n bepaling in het specifieke door de rechter te beoordelen geval redelijk te achten is. Uitgangspunt is dat hetgeen is overeengekomen geldt, ook als dat in de kleine lettertjes staat, maar daar zijn wel grenzen aan. Als een beroep op die voorwaarde in de gegeven omstandigheden onredelijk is, of de bepaling zo is geformuleerd dat de rechter haar in zijn algemeenheid te ver vindt gaan, dan zal deze - zeker als de wederpartij daar een beroep op doet - de voorwaarde passeren. In juridische taal betekent dit dat de rechter die bepaling onredelijk bezwarend vindt. De wet bepaalt dat in zo'n geval de wederpartij een beroep kan doen op vernietiging van de bepaling. Daarbij geldt dat de persoon van de wederpartij daarbij een rol speelt.

De wetgever heeft gemeend dat de consument meer bescherming nodig heeft dan de professionele zakelijke wederpartij. In de wet zijn twee lijsten opgenomen met soorten bepalingen die vermoedt worden onredelijk bezwarend te zijn (de grijze lijst) of het per definitie zijn (de zwarte lijst). Dit geldt dan in geval men met een consument handelt. Handelt u met een professionele partij, dan kan aan die lijst een reflexwerking toekomen. Het feit dat een door u gebruikt beding op die lijst staat is dan een aanwijzing dat er iets mis mee is, dat die wel eens onredelijk bezwarend en dus vernietigbaar zou kunnen zijn.
Als voorbeeld van de zwarte lijst staat kan worden genoemd, een bepaling die maakt dat de leverancier zelf mag beoordelen of hij heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Dat holt immers het recht van de (consument) wederpartij op juiste nakoming uit. Als voorbeeld van de grijze lijst kan worden genoemd een bepaling die het recht geeft een duidelijk andere prestatie te leveren dan die is overeengekomen.

Zoals gezegd vindt deze toets der kritiek altijd achteraf plaats, namelijk als u met een wederpartij, een klant, in discussie bent en u een beroep wilt doen op de algemene voorwaarden. Een rechter zal altijd kijken naar de specifieke omstandigheden van het geval. Het is van belang bij het opstellen van de voorwaarden goed de stand van de jurisprudentie te kennen om de voorwaarden zo vorm te geven dat zij naar alle waarschijnlijkheid in zo'n geval de rechterlijke toets kunnen doorstaan.

Hoe moet u algemene voorwaarden gebruiken

Als u goede algemene voorwaarden hebt wilt u natuurlijk dat zij in een voorkomend geval waarin u daar een beroep op moet doen ook van toepassing zijn. Dat is overigens iets anders dan de vraag of zij inhoudelijk de toets der kritiek kunnen doorstaan. Zoals met alle voorwaarden uit een overeenkomst geldt, is deel van het contract alleen datgene waar partijen overeenstemming over hebben bereikt. Maar hoe zit dat dan met algemene voorwaarden. Die dienen immers deel te zijn van alle contracten en u wilt daar niet over onderhandelen. De wetgever begrijpt dit. U mag ze dus eenvoudig van toepassing verklaren. Maar hij is wel streng als het gaat om de manier waarop de klant/wederpartij ervan op de hoogte moet kunnen zijn.

Om de algemene voorwaarden op een overeenkomst van toepassing te laten zijn is het voldoende als u erop wijst dat u algemene voorwaarden gebruikt en ze van toepassing verklaart op de overeenkomst. Als de ander dat weet en hij gaat de overeenkomst aan, dan zijn de voorwaarden van toepassing. Vaak gebeurt dit met een standaardtekst. Veelal luidt die dat op alle offertes en overeenkomsten de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Deze tekst staat meestal ook afgedrukt op briefpapier en facturen etc. Het is aan te raden om deze ook in de overeenkomst te zetten of op de orderbevestiging.

Toch bent u er niet als u deze standaardtekst gebruikt. Ook niet als u aangeeft dat de voorwaarden op eerste verzoek kosteloos worden toegezonden. Zoals gezegd, voor het van toepassing zijn van de voorwaarden is dat genoeg. Maar dat betekent niet dat u daar achteraf gebruik van kunt maken. De wet legt namelijk de verplichting aan u op om de ander voorafgaand aan of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst een afdoende mogelijkheid te bieden van uw algemene voorwaarden kennis te nemen. Hoe dat moet, daar is de wet duidelijk over. De voorwaarden moeten ter hand gesteld worden. Het is dus onvoldoende dat de wederpartij de voorwaarden kan opvragen of zelfs dat hij ze van uw website kan downloaden. U moet daarin dus actief handelen. Wordt hieraan niet voldaan, dan mag de wederpartij de voorwaarden om deze reden geheel of gedeeltelijk vernietigen. Dat betekent dat u alsnog zonder algemene voorwaarden zit.

In de praktijk blijkt dit nogal eens mis te gaan. De rechters zijn bovendien streng op dit punt. Als uw wederpartij stelt dat hij de voorwaarden niet heeft gehad, zult u moeten aantonen dat dat wel zo is. Lukt dat niet, dan gaat er een streep door. Het is dus aan te raden om in de getekende overeenkomst op te nemen dat de voorwaarden van toepassing zijn en voor het tekenen door de ander zijn ontvangen.

Als u overeenkomsten sluit via uw website, dan doet u er goed aan duidelijk naar de voorwaarden te verwijzen en een aparte button op te nemen die ter bevestiging van acceptatie van de algemene voorwaarden, die natuurlijk wel op uw site vermeld zijn, aangeklikt moet worden. U doet er verder goed aan zulks digitaal te laten registreren.

Als u geregeld met dezelfde partij zaken doet en deze de voorwaarden al kent, hoeft u niet steeds opnieuw een set aan deze te overhandigen. Eén keer is dan voldoende.

Meerdere algemene voorwaarden

Het komt voor dat bedrijven verschillende diensten leveren en daarvoor verschillende sets algemene voorwaarden hanteren. Daarmee moet u opletten. De Hoge Raad is namelijk streng. Als het voor de klant niet meteen duidelijk is welke set algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing is, dan is geen van de voorwaarden van toepassing. De standaardtekst die naar de algemene voorwaarden verwijst behoeft dan dus extra aandacht.

Het komt verder voor dat uw klant eigen (inkoop) voorwaarden heeft. De vraag is dan welke voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn, de uwe of die van uw klant. Er ontstaat als het ware een strijd tussen de voorwaarden (battle of forms). Dit is een lastig punt. Alleen wanneer u de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk verwerpt en aangeeft alleen onder uw voorwaarden te contracteren hebt u zekerheid.

Tot slot

Het gebruik van algemene voorwaarden valt aan te raden. Het is dan wel belangrijk dat u dit volgens de regelen der kunst doet. Zeker wanneer u veelvuldig overeenkomsten sluit dient de routine zo te zijn, dat de algemene voorwaarden op een juiste wijze van toepassing worden verklaard en ter kennis van de ander worden gebracht. Uw offerte- en overeenkomstentraject dient daarop ingericht te zijn.

Meer artikelen over de volgende rechtsgebieden: