Misdragingen in clubverband - Gedwongen beëindiging lidmaatschap van een vereniging

02 april 2013

Ontzetting van leden uit hun lidmaatschap van een vereniging, ook royement genoemd, komt regelmatig voor en kan een gepast instrument zijn om ‘ongewenste elementen’ uit een vereniging te verwijderen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan leden van een voetbalvereniging die zich op het voetbalveld schuldig hebben gemaakt aan geweldsmisdrijven. Dit soort lieden zal een vereniging met goed fatsoen en relatief gemak kunnen royeren. De statuten van de vereniging en eventueel het huishoudelijk reglement geven aan hoe dit moet verlopen. Er zijn dus wel allerlei formele regels waarop gelet moet worden, maar dat is een kwestie van de juiste dingen in de juiste volgorde doen.

Iets anders wordt het wanneer leden uit hun lidmaatschap worden gezet vanwege een zakelijk verschil van inzicht met bijvoorbeeld het bestuur van de desbetreffende vereniging. In een dergelijke zaak heeft de rechtbank Limburg op 20 maart 2013 een uitspraak gedaan over de al dan niet rechtsgeldige ontzetting uit het lidmaatschap van een drietal leden van een vereniging. Deze zaak geeft aardig aan wat je als bestuur van een vereniging wel en niet mag.

De zaak in het kort

Een drietal voormalig bestuursleden van een vereniging werd door het opvolgend bestuur uit hun lidmaatschap van de vereniging ontzet. In een brief van 29 februari 2012 aan deze leden werd het bestuursbesluit bekend gemaakt. De drie zouden volgens het opvolgend bestuur het voortbestaan van de vereniging in gevaar hebben gebracht toen zij voor aanvang van de algemene ledenvergadering van 19 april 2011 een wijzigingsformulier, met dagtekening 18 april 2011, hadden verstuurd aan de Kamer van Koophandel waarin werd vermeld dat de drie leden per 20 april 2011 moesten worden uitgeschreven als bestuurders van de vereniging. Tijdens de algemene ledenvergadering van 19 april 2011 bedankten de drie leden pas formeel en werd er meteen een nieuw bestuur aangesteld.

Het opvolgende bestuur was naar aanleiding van het voorgaande van mening dat de drie gewezen bestuursleden al op 18 april 2011 hun functie als bestuurslid hadden neergelegd en dat de vereniging daardoor één dag bestuurloos zou zijn geweest. Door dit ‘bestuursvacuüm’ zou dan het voortbestaan van de vereniging in gevaar zijn gebracht.

De rechtbank oordeelde uiteindelijk dat de bestuursleden niet al op 18 april 2011 waren uitgeschreven, maar pas op 20 april 2011, conform hun verklaring aan de Kamer van Koophandel. Verder was het de rechtbank niet duidelijk, zelfs al zou de uitschrijving een dag te vroeg hebben plaatsgevonden, op welke manier deze handelwijze van de gewezen bestuursleden het voortbestaan van de vereniging in gevaar zou hebben gebracht. Op grond van deze overwegingen heeft de rechtbank het bestuursbesluit van 29 februari 2012 vernietigd bij vonnis van 20 maart 2013. Deze vernietiging heeft tot gevolg dat de drie geroyeerde leden, met terugwerkende kracht, altijd lid zijn gebleven van de vereniging.

Met dit vonnis prikt de rechtbank de door het nieuwe bestuur gezochte reden om deze drie oud bestuursleden aan de kant te schuiven door. Aan dat besluit van het nieuwe bestuur lag natuurlijk niet de gestelde één dag zonder bestuur ten grondslag. Het ging om een op zijn minst moeizame relatie tussen de beide groepen (oud) bestuurders. Het nieuwe bestuur dacht op deze manier eenvoudig van deze anders denkende leden van de vereniging af te komen. Terecht zet de rechter daar een streep door. Meningsverschillen over beleidszaken horen niet tot royement te leiden. Ook niet als iemand om zo’n meningsverschil zijn functie neerlegt.

Hoe gaat royement in zijn werk?

Uit het voorgaande blijkt dus dat het lidmaatschap van een vereniging weliswaar kan eindigen door ontzetting uit het lidmaatschap, maar dat daarvoor wel regels gelden. Ontzetting is een maatregel met een disciplinair en oneervol karakter. Royement kan dan ook wettelijk gezien uitsluitend aan de orde zijn in het geval een lid van een vereniging in strijd met de statuten, reglement of besluiten van de desbetreffende vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. In beginsel wordt het besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap genomen door het bestuur.

Vereisten

Een ontzetting moet verder voldoen aan verschillende formele en feitelijke vereisten. Formeel is vereist dat er een bestuursbesluit wordt genomen. Dat besluit moet schriftelijk aan het te royeren lid worden bekendgemaakt. Wanneer het lid op de hoogte is gebracht van het bestuursbesluit van ontzetting, dient het geroyeerde lid de mogelijkheid ter beschikking te worden gesteld om in beroep te gaan tegen het bestuursbesluit tot ontzetting. Het beroepsorgaan kan dan de ledenvergadering zijn of een aangewezen derde. De beroepstermijn moet minimaal één maand zijn. Tot en met de behandeling van het beroep is het geroyeerde lid geschorst.

De redenen voor een ontzetting moeten getoetst worden aan de eisen van de redelijkheid en billijkheid, waarbij een belangenafweging gemaakt zal moeten worden. Alle (bestuurs)leden van een vereniging moeten zich jegens elkaar gedragen naar de regels van de redelijkheid en billijkheid. Dat houdt zoveel in dat je op een fatsoenlijke wijze met elkaar om moet gaan. Deze norm wordt gehanteerd bij de toets of een bepaald lid al dan niet terecht is geroyeerd. Er wordt dan aan de ene kant gekeken of dat lid zich in strijd daarmee heeft gedragen, maar ook of het bestuur in redelijkheid tot het besluit het lid de deur te wijzen is kunnen komen.

In de hierboven geschetste casus oordeelde de rechtbank dat de feitelijke grondslag van het bestuursbesluit tot ontzetting onjuist was. De rechtbank zag niet in waarom de betrokken leden ‘het voortbestaan van de vereniging in gevaar zouden hebben gebracht’, omdat (i) de vereniging feitelijk nooit bestuurloos is geweest en (ii), als er wel sprake zou zijn geweest van een bestuursvacuüm, volgens de rechtbank nog niet viel in te zien op welke manier de vereniging daarmee in dit concrete geval geschaad zou zijn of kunnen worden.

Een besluit tot ontzetting dat in strijd met de eisen van redelijkheid en billijkheid tot stand is gekomen is vernietigbaar. Voor deze afweging worden de verenigingsstatuten en de (huishoudelijke) reglement van de vereniging geraadpleegd. Bovendien zal de meer algemene vraag beantwoord moeten worden of het te royeren of geroyeerde lid zich als een behoorlijk lid van de vereniging heeft gedragen. Bij het plegen van geweldsmisdrijven op het sportveld is het evident dat het betrokken lid zich niet als behoorlijk lid van de vereniging heeft gedragen en derhalve niet als lid van een vereniging gehandhaafd kan blijven.

Vuistregels bij het royement van een lid

  • Een besluit om een lid te ontzetten uit zijn of haar lidmaatschap is de zwaarste sanctie in verenigingsverband. Een ontzettingsbesluit moet daarom zorgvuldig worden genomen en het moet duidelijk zijn dat de vereniging in zo’n geval niet anders kan handelen.
  • Ontzetting is vrijwel altijd geregeld in de verenigingsstatuten (vaak met de term royement). Raadpleeg en bestudeer deze bepalingen. Wordt een door de statuten voorgeschreven handeling overgeslagen, dan is het besluit aantastbaar.
  • Pas het beginsel van hoor en wederhoor strikt toe. Het is belangrijk om een bestuursbesluit op de juiste feitelijke grondslagen te baseren. Neem de tijd om onderzoek te verrichten naar de feiten en/of om ruggespraak met bijvoorbeeld een advocaat daarover te houden.
  • Het lid moet schriftelijk en met opgaaf van redenen van zijn ontzetting op de hoogte worden gebracht. Deze bij voorkeur aangetekende brief moet in elk geval de volgende elementen bevatten:
    • de vermelding van het feit dat het bestuur (of het bij statuten anders aangewezen orgaan) heeft besloten het lid te ontzetten uit zijn of haar lidmaatschap van de vereniging;
    • de uiteenzetting van de exacte feiten en de toedracht die ten grondslag liggen aan het ontzettingsbesluit;
    • de onderbouwing van het oorzakelijk verband tussen deze feiten en toedracht en het besluit tot ontzetting; uit de feiten moet immers volgen dat het lid heeft gehandeld in strijd met de statuten, reglement of besluiten van de vereniging, dan wel de vereniging op onredelijke wijze heeft benadeeld;
    • de onderbouwing van het standpunt van de vereniging dat van de vereniging "redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren", omdat niet iedere handeling ‘in strijd met de statuten, reglement of besluiten van de vereniging’ (meteen) een ontzetting rechtvaardigt;
    • dat en op welke wijze het beginsel van hoor en wederhoor is toegepast;
    • tot slot moet het lid gewezen worden op zijn of haar recht om in beroep te gaan tegen het bestuursbesluit. Vermeld daarbij duidelijk welke beroepstermijn geldt en op welke wijze beroep aangetekend dient te worden.

Beleid

Zeker daar waar de vereniging het belangrijk vindt dat leden een bepaald gedrag vertonen of nalaten, is het van groot belang dat daarop beleid wordt ontwikkeld. Denk wederom aan de actualiteit op de voetvalvelden. Als er binnen een club geen duidelijkheid bestaat over wat mag en wat niet en wat de consequenties zijn van overtreding van de regels, moet je er rekening mee houden dat een rechter kritischer zal zijn als je in een voorkomend geval wilt doorpakken. Is er een helder beleid dat door de ledenvergadering wordt gesteund en dat beleid wordt ook gehandhaafd, dan zal een bestuur sterker in haar schoenen staan als zij komt tot beëindiging van een lidmaatschap.

Meer artikelen over de volgende rechtsgebieden: