Ontslagvergunning om economische redenen, de regels in vogelvlucht

22 mei 2013

In economisch moeilijke tijden ontkomt de ondernemer er soms niet aan in zijn personeels­bestand te snoeien. Soms moeten mensen eruit puur om te bezuinigen, of juist om efficiënter te kunnen werken. Ook kan het zo zijn dat er nieuwe technologische ontwikkelingen zijn die ertoe leiden dat de ondernemer het werk anders wil en moet inrichten. Dit zijn allemaal gronden voor bedrijfseconomisch ontslag van werknemers. Om een werknemer te mogen ontslaan is toestemming nodig van het UWV of een beslissing van de kantonrechter. Bij een zuiver bedrijfseconomisch ontslag ligt een gang naar het UWV meer voor de hand dan een ver­zoek aan de kantonrechter. Bovendien zal de kantonrechter grotendeels dezelfde regels toepassen als die welke door het UWV in het kader van haar ontslagtaak zijn opgesteld. Daarom wordt daarop hierna ingezoomd.

Doel van dit artikel is om u een globaal overzicht te geven van de regeling die geldt rond het ontslag van werknemers om bedrijfseconomische redenen.

Wat zijn bedrijfseconomische redenen?

Er kunnen diverse redenen zijn waarom een werkgever het personeelsbestand wil inkrimpen. Het is de werkgever die aannemelijk moet maken dat de economische situatie van de on­derneming een ontslag nodig maakt. Is de oorzaak tijdelijk van aard of kan het probleem ook op een andere manier opgelost worden, dan zal de toestemming (vergunning) niet gegeven worden. Maar, de werkgever hoeft niet “te bewijzen” dat er sprake is van een bedrijfsecono­mische noodzaak, hij moet het “aannemelijk maken”. Dit betekent, dat het erop aankomt hoe je een en ander onderbouwt. Bovendien wordt door het UWV ook rekening gehouden met de ondernemersvrijheid. Het is aan de ondernemer om de onderneming zo in te richten en daar op zodanige wijze leiding aan te geven als hem het beste lijkt. Het UWV gaat dus niet op de stoel van de ondernemer zitten. Formeel heet dit dat het UWV marginaal toetst. Het gaat er om of de werkgever in redelijkheid de beslissing tot ontslag heeft kunnen nemen.

De belangrijkste bedrijfseconomische redenen zijn:

  • een slechte financiële situatie;
  • werkvermindering;
  • technologische veranderingen;
  • organisatorische veranderingen;
  • (gedeeltelijke) beëindiging van bedrijfsactiviteiten;
  • bedrijfsverhuizing;
  • verval van (loonkosten)subsidies.

Het kan zo zijn dat meerdere gronden zich gecombineerd voordoen. Een slechte financiële situatie zal vaak het gevolg zijn van werkvermindering. Ook kan een technologische ont­wikkeling zoals bijvoorbeeld vergaande automatisering ertoe leiden dat men het werk anders wil organiseren of het feitelijke werk vermindert.

Hierna zal met name aandacht worden besteed aan de slechte financiële situatie van het bedrijf, omdat die meestal de aanleiding is voor het overwegen van een personele re­organisatie.

Slechte financiële situatie van het bedrijf

Als een bedrijf verlies lijdt, en zeker wanneer dat al een langere periode is, dan is dat een duidelijke bedrijfseconomische grond voor ontslag. Maar strikt genomen is verlies, of blijvend verlies, niet nodig om toch tot een vergunning te kunnen komen. Een ondernemer hoeft niet te wachten op het moment dat hij verlies lijdt. Als hij aan kan geven dat een bepaalde activiteit of productie niet meer winstgevend is of op (korte) termijn verliesgevend zal zijn, dan kan dat ook reden zijn om in te grijpen. Van de werkgever wordt dan verwacht dat hij aan het UWV gegevens verstrekt waaruit een en ander kan worden afgeleid en ook de financiële achtergrond van de onderneming blijkt. Over het algemeen moeten de volgende gegevens worden verstrekt:

  • cijfers (jaarstukken) van de afgelopen drie jaren en het lopende jaar;
  • een prognose en liquiditeitsbegroting waaruit blijkt hoe de ontwikkeling zal zijn zonder de beoogde reorganisatie;
  • een onderbouwing van het te bezuinigen bedrag; hetgeen min of meer uit het vorige stuk volgt;
  • een prognose en liquiditeitsbegroting waaruit blijkt hoe de ontwikkeling zal zijn met de beoogde reorganisatie;
  • inzicht in de orderportefeuille voor zover van toepassing.

Deze stukken moeten allen bij de aanvraag worden gevoegd en naar behoren worden toe­gelicht. Dat betekent ook dat zij ter kennis worden gebracht aan de werknemers die bij het ontslag betrokken zijn.

Verder dient er een overzicht bijgevoegd te worden van alle werknemers, hun functies, duur van het dienstverband en geboortedatum. Dit is met name van belang voor de selectie van de werknemers die voor ontslag in aanmerking komen.

Doorgaans zal een gemotiveerde toelichting en brief van de accountant van grote waarde zijn.

Werkvermindering en technologische veranderingen

Bij werkvermindering gaat het er om dat het werk met minder mensen verricht kan worden. Er is zogezegd sprake van leegloop. Als dit structureel van aard is, en dat moet de werkgever aannemelijk maken, dan kan dit een reden opleveren om tot ontslag te komen. Structureel betekent hier, dat de situatie in elk geval al enige tijd bestaat en binnen zes maanden niet zal wijzigen. Ook als er (nog) geen verlies wordt geleden, kan dit een reden zijn om in te grijpen.

Technologische veranderingen zien op wijzigingen in het werkproces door bijvoorbeeld vergaande automatisering of mechanisering. Vaak is er een situatie waarin de ondernemer met de markt mee moet of de markt voor wil blijven. De werkgever wil concurrerend blijven en zonder in te grijpen in de manier van werken is voorzienbaar dat de hoge productiekosten tot vraaguitval zullen leiden.

In beide gevallen zal de werkgever zijn argumenten goed moeten onderbouwen. Branche-informatie en analyse van bedrijfsprocessen en kostenplaatsen kunnen daarbij van belang zijn.

Genomen maatregelen

Gedachte is dat het ontslag van de werknemers niet lichtvaardig mag volgen. Daarom zal de werkgever moeten aangeven dat dit onvermijdelijk is. Vereist wordt onder andere dat aan­nemelijk wordt gemaakt dat de vereiste besparing niet op een andere wijze bereikt kan worden. Ook moet inzicht gegeven worden in de maatregelen die reeds zijn genomen om kosten te besparen.

Tijdelijke contracten

Contracten voor bepaalde tijd die binnen een periode van zes maanden aflopen moeten eerst worden beëindigd. Dat moet zo worden gelezen dat, als door het laten aflopen van die con­tracten de vereiste besparing bereikt kan worden, dit de voorkeur heeft boven het ontslag van vaste werknemers. Maar let wel, dat geldt alleen voor die functies die voor ontslag geselec­teerd zijn.

Een vergelijkbare situatie geldt voor personeel van uitzendbureaus.

Welke functies komen voor ontslag in aanmerking?

Als de werkgever heeft aangetoond dat er een bedrijfseconomische reden is om personeel te ontslaan, dan komt de vraag aan de orde welke soort functies (deels) komen te vervallen. Het antwoord op die vraag ligt sterk binnen de beleidsvrijheid van de ondernemer. Is eenmaal de drempel van de bedrijfseconomische noodzaak genomen, dan is de wijze van reorganisatie iets waarin de ondernemer vrij is. Wel zal hij zijn beleid aannemelijk moeten kunnen maken en moet hij als goed werkgever handelen. Het UWV gaat echter niet op de stoel van de werkgever zitten.

Als de werkgever vindt dat een bepaalde functiecategorie geheel kan vervallen omdat er te weinig werk is om daarvoor mensen in dienst te houden, dan is dat een valide keuze. Denk bijvoorbeeld aan het verval van de logistieke afdeling. Voor het aanhouden van twee eigen chauffeurs met wagenpark etc. is te weinig werk voorhanden. In voorkomende gevallen is het goedkoper om extern transport in te huren. Een ander voorbeeld is wanneer het werk dat in een bepaalde productielijn met vijf man gedaan wordt, nu door drie man gedaan kan worden vanwege de terugloop in werk en/of automatisering.

Het is de werkgever die bepaalt op welke wijze, of beter in welke functies wordt ingegrepen.

Uitwisselbare functie – afspiegelingsbeginsel

Als eenmaal is bepaald welke functies geheel of deels vervallen, dan moet worden gekeken wie binnen die functies voor ontslag in aanmerking moeten worden gebracht. Dit gebeurt via het zogenoemde afspiegelingsbeginsel. Wil men echter kunnen afspiegelen, dan moet worden bepaald welke werknemers daarbij in aanmerking worden genomen. Daarbij geldt als regel dat alle functies die qua inhoud, vaardigheden en competenties gelijk zijn, dus uitwisselbaar zijn, moeten worden meegenomen. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de vervallen functie zelf, maar die wordt gezet naast de uitwisselbare of vergelijkbare functies, als die er ten­minste zijn. Het komt hier aan op de functiecategorie en de functieomschrijvingen. Een bank­werker is niet hetzelfde als een vertegenwoordiger, dat is helder. Maar wat is het verschil tussen een allround technisch specialist en een senior technisch specialist? Functiebenamin­gen en omschrijvingen kom je in alle soorten en maten tegen. Het is belangrijk daar vooraf goed naar te kijken. Heeft bijvoorbeeld de senior technisch specialist een leidinggevende com­ponent in zijn functie zitten, dan is hij mogelijk daardoor niet uitwisselbaar.

Overigens is niet relevant of een werknemer het werk van de andere functie ook zou kunnen doen. Als de vertegenwoordiger voor ontslag in aanmerking komt omdat de werkgever meent dat twee in plaats van drie vertegenwoordigers voldoende zijn, dan kan de vertegenwoordiger niet stellen dat hij vroeger als bankwerker is begonnen en daarvoor is opgeleid en dus ook uitwisselbaar is met de functie van bankwerker. Het gaat om de functie an sich.

Is bepaald welke functies uitwisselbaar zijn, dan vindt de selectie van de voor ontslag voor te dragen werknemers plaats door het afspiegelingsbeginsel. Daarbij worden alle werknemers van de desbetreffende functiecategorie geplaats in leeftijdsblokken (15-24, 25-34, 35-44, 45-54 en 55+). Er wordt dan door een rekensom waarbij de beoogde krimp wordt afgezet tegen de leeftijdsopbouw binnen de functie gekeken binnen welk leeftijdsblok of -blokken werk­nemers moeten afvloeien. Zo wordt ernaar gestreefd de leeftijdsopbouw voor en na ontslag zoveel mogelijk in stand te houden. Binnen het geselecteerde leeftijdsblok komt de werk­nemer met het jongste dienstverband voor ontslag in aanmerking.

Het afspiegelen luistert nauw. Het is verstandig daar goed aandacht aan te besteden.

Als er sprake is van verval van een unieke functie, of verval van alle arbeidsplaatsen in een bepaalde functie, dan is afspiegelen niet nodig. Immers, alle werknemers gaan er dan uit.

Na de vergunning – opzeggen

Als de vergunning door UWV is afgegeven, dan moet de werkgever de arbeidsovereenkomst nog wel opzeggen. Dat moet schriftelijk, tegen het einde van een maand en met inacht­neming van de geldende opzegtermijn. Is de opzegtermijn een maand en men zegt in juni op, dan is de einddatum van de arbeidsovereenkomst dus 31 juli (laatste werkdag).

Om enige tegemoetkoming te geven voor de duur van de procedure bij UWV mag de werkge­ver na vergunning een maand van de geldende opzegtermijn aftrekken. Maar de minimale termijn zal echter altijd een maand zijn.

Let op. De vergunning is beperkt geldig, namelijk gedurende acht weken.

Na de vergunning – nieuwe vacature/wedertewerkstellingsvoorwaarde

Het UWV zal aan een vergunning vrijwel altijd de zogenoemde “wedertewerkstelling voor­waarde” verbinden. Dit houdt in dat als er binnen zes maanden na datum vergunning een vergelijkbare vacature ontstaat, deze eerst moet worden aangeboden aan de ontslagen werknemer(s). Gebeurt dat niet, dan vervalt achteraf de vergunning en is het ontslag ongeldig of althans te vernietigen.

Door werkgevers wordt hier nogal eens tegen gezondigd. Zo zijn in de rechtspraak situaties aan de orde geweest waarbij het werk na ontslag werd gedaan door uitzendkrachten. In zo’n geval moet de werkgever er niet van staan te kijken dat hij een tik op de neus krijgt van de rechter.

Grote ontslagronde – meer dan 20 werknemers

Als er ontslag wordt aangevraagd voor meer dan twintig personen of binnen een periode van zes maanden, dan geldt de Wet Melding Collectief Ontslag. Deze wet vereist dat er vooraf overleg plaatsvindt met de vakbonden. Zij moeten een oordeel geven over de noodzaak tot ontslag. Stemmen de vakbonden met de ontslaggronden in – hetgeen zij doorgaans afhanke­lijk stellen van flankerend beleid zoals een sociaal plan – dan toetst het UWV de bedrijfse­co­nomische noodzaak niet verder. Dat is alleen anders als het verweer van de werkgever een ander licht op de zaak werpt.

De Ondernemingsraad

Herstructurering of reorganisatie is een adviesplichtig besluit als bedoeld in artikel 25 WOR. De werkgever zal dit dus aan de OR moeten voorleggen. Vereist is wel dat het gaat om een ‘belangrijk’ besluit. Het valt echter niet uit te sluiten dat het ontslag van één of twee werk­nemers al als zodanig moet worden gezien. Het is van belang dat een werkgever zich dat realiseert. In zo’n geval is het raadzaam de OR al in een vroeg stadium bij het ontslag te betrekken. Een positief advies van de OR zal doorgaans een sterk argument zijn in het voordeel van de werkgever. Zeker als het gaat om organisatorische ingrepen neemt het belang van dit advies voor het UWV of de rechter toe. De OR kent de onderneming immers van binnenuit en kan de waarde van de ingreep op zijn merites beoordelen.

De procedure bij het UWV

Over het algemeen is de procedure bij het UWV redelijk gestroomlijnd en kent zij de nodige voortgang. De termijnen die aan partijen worden geboden zijn kort en uitstel is slechts bij hoge uitzondering mogelijk. Over het algemeen duurt het doorlopen van de procedure tussen de 4 en 8 weken.

Na ontvangst van de aanvraag van de werkgever zal het UWV deze op helderheid en com­pleet­heid beoordelen. Eventueel stelt men vooraf aanvullende vragen voordat de benadeling een aanvang neemt. Daarna mag de werknemer reageren. Als het verweer geen aanleiding geeft tot nadere vragen komt er geen tweede schriftelijke ronde.

Na de schriftelijke ronde wordt de aanvraag door de behandelaar voorgelegd aan de Ontslag­adviescommissie. Daarna volgt de beslissing die aan de werkgever wordt bericht en aan de werknemer ter kennis wordt gebracht.  

Meer artikelen over de volgende rechtsgebieden: