Vakantie. Hoe zit het ook alweer?

25 april 2016

Welke rechten en plichten hebben werkgever en werknemer ook alweer als het gaat om doorbetaalde vakantie? Hoe worden vakantierechten opgebouwd? Wanneer moet vakantie worden opgenomen? Hoe wordt de vakantieperiode vastgesteld? Hoe lang kan men aanspraak maken op niet opgenomen dagen? Mogen vakantiedagen die niet zijn opgenomen worden uitbetaald? En hoe zit het met vakantie tijdens ziekte? In dit artikel worden deze onderwerpen behandeld. Dat gebeurt aan de hand van de wettelijke regeling[1] die op hoofdlijnen zal worden geschetst.

Vakantieopbouw

Een werknemer bouwt alleen vakantie op als hij recht heeft op loon. Als er een situatie bestaat waardoor de werknemer geen recht heeft op loon, dan bouwt hij geen vakantiedagen op. Daarvan zou sprake kunnen zijn als de werknemer tijdens zijn ziekte de re-integratie be­lemmert en daardoor geen recht heeft op doorbetaling van loon[2]. Is er sprake van een non-actiefstelling, dan zal doorgaans het recht op loon blijven bestaan en gaat dus ook de vakan­tie­opbouw gewoon door. Omdat de wet bepaalt dat de werknemer tijdens de vakantie ook recht heeft op loon bouwt hij in die periode ook gewoon vakantiedagen op. Of de werknemer daadwerkelijk werkt is niet van belang.
Vakantierechten ontstaan volgens de wet dag na dag in een continu proces. Verder is er sprake van een evenredige opbouw van vakantie. Gaat de werknemer halverwege het jaar uit dienst of treedt hij halverwege in dienst, dan bouwt hij alleen over de maanden waarin hij in dienst was en recht heeft op loon vakantie op. Formeel betekent dit dus ook dat een werknemer die aan het einde van het jaar zijn dagen op heeft gemaakt niet aan het begin van het volgende jaar op vakantie kan gaan. Immers, er zijn dan nog niet voldoende dagen opgebouwd. Veelal wordt er dan gewerkt met een (nieuw) tegoed op basis van het aantal dagen dat in een heel jaar wordt opgebouwd. Maar dat is slechts een fictief tegoed. Gaat de werknemer uit dienst halverwege het jaar en heeft hij al alle dagen opgenomen voor een heel jaar, dan zal er een negatief saldo ontstaan.

Vakantieopbouw tijdens ziekte

In het verleden kende Nederland een regeling waarbij de zieke werknemer alleen gedurende de laatste zes maanden van de ziekteperiode waarin hij niet kon werken vakantie opbouwde. Deze regeling is na een tweetal uitspraken van het Europese Hof van Justitie met ingang van 2012 vervallen. Sindsdien geldt dat de zieke werknemer over de hele ziekteperiode vakantie­dagen opbouwt. Vervalt het recht op loondoorbetaling tijdens ziekte, dan vervalt ook het recht op vakantieopbouw. Gedacht kan worden aan een situatie waarin de werknemer de ziekte opzettelijk heeft veroorzaakt of dat de ziekte het gevolg is van een gebrek waarover tijdens een aanstellingskeuring opzettelijk valse informatie is verschaft.

Aantal vakantiedagen – wettelijke dagen en bovenwettelijke dagen

De wet bepaalt dat de werknemer viermaal het aantal vakantiedagen opbouwt als de over­eengekomen arbeidsduur. Bij een fulltime dienstverband is dat dus twintig dagen. Werkt de werknemer drie dagen, dan is het aantal vakantiedagen dus twaalf. Dit is het wettelijke minimum. Deze dagen worden ook wel de wettelijke vakantiedagen genoemd. Vaak heeft de werknemer nog recht op extra dagen. In het contract staat bijvoorbeeld dat een fulltime medewerker recht heeft op vierentwintig dagen vakantie. In dat geval is er dus sprake van twintig wettelijke en vier bovenwettelijke dagen.
Het is belangrijk dit verschil in de gaten te houden, omdat er verschil bestaat in de houdbaar­heids­datum van deze dagen (zie hierna onder verjaring en verval), maar ook omdat ten aan­zien van de bovenwettelijke dagen mogelijkheden bestaan om van de wet afwijkende af­spra­ken te maken, bijvoorbeeld ook ten aanzien van opbouw tijdens ziekte. Maar dat moet wel expliciet worden overeengekomen.

Vakantieadministratie

De werkgever moet een adequate vakantieadministratie bijhouden en de werknemer mag daarin inzage nemen. Wordt er getwist over het aantal dagen c.q. de vakantie die is opgenomen, dan is het in beginsel aan de werknemer om te bewijzen hoeveel dagen hij nog heeft. Maar de werkgever zal wel een goede administratie moeten tonen. Eenvoudig stellen dat de werknemer geen of minder dagen over heeft is niet voldoende. De werkgever moet de stellingen van de werknemer gemotiveerd weerleggen en daartoe zo’n administratie over leggen.

Ziektedagen aanmerken als vakantiedagen – wachtdagen

De wet kent de mogelijkheid om een of meerdere ziektedagen aan te merken als vakantiedag. Dat moet wel gebeuren met instemming van de werknemer. Bovendien mag zo’n afspraak niet vooraf gemaakt worden, maar alleen als de ziekte zich voordoet of heeft voorgedaan. Verder moet de werknemer altijd ten minste het wettelijk minimum, de wettelijke vakantie­dagen, behouden.
Een andere mogelijkheid is om af te spreken dat een of meerdere ziektedagen als vakantie­dag zullen gelden, waarbij dan alleen de bovenwettelijke dagen van het lopende jaar in aanmerking genomen mogen worden. Die afspraak ten aanzien van een wachtdag kan wel vooraf, dus bij arbeidsovereen­komst, worden gemaakt. Verschil met de eerste mogelijkheid zit hem daarin dat men daar ook oude vakantiedagen in aanmerking kan nemen en kan “verrekenen” met dagen ziekte.

Vaststellen vakantie – bedrijfsvakantie

De wet geeft aan dat de werkgever de vakantie vaststelt, maar wel op basis van de wensen van de werknemer. De werknemer bepaalt dus in beginsel wanneer hij vakantie neemt. Wordt vakantie schriftelijk aangevraagd, dan moet de werkgever binnen twee weken reageren. Doet hij dat niet dan wordt de vakantie geacht te zijn vastgesteld zoals door de werknemer ge­wenst. Dit geldt overigens niet alleen voor een langere vakantie, maar ook voor verspreide uren en dagen.
De werkgever mag van de wensen van de werknemer afwijken als daarvoor gewichtige rede­nen bestaan zegt de wet. Daarvan is sprake als inwilliging van de aanvraag de bedrijfsvoering zodanig verstoort dat de wensen van de werknemer moeten wijken. Wordt dit bijvoorbeeld ook door de OR onderschreven, dan zal de werkgever een goede kans maken. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan een project met een deadline waardoor de werknemer in die periode niet weg kan.
Een andere mogelijkheid is schriftelijk, dus al bij de arbeidsovereenkomst, afwijkende af­spra­ken te maken. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan een collectieve bedrijfsvakantie.

Vakantie en ziekte – opnemen vakantie bij ziekte

Wordt een werknemer ziek tijdens de vakantie, dan gelden die dagen dat hij ziek is en niet had kunnen werken, niet als vakantiedag maar als ziekte dag. Het is aan te bevelen voor zo’n situatie afspraken te maken over ziekmelding en inschakeling van de arbodienst. Dat kan misverstanden achteraf voorkomen.
Verder kan ook tijdens ziekte vakantie worden opgenomen. De werknemer kan dit aanvragen. Doorgaans zal de werkgever willen weten of de vakantie het herstel en de re-integratie niet belet. Is dat niet het geval, dan is er geen reden waarom er geen vakantie genoten kan worden. De wet gaat er wel van uit dat werkgever en werknemer het er op dat moment over eens worden dat die ziektedagen als vakantie zullen gelden. Wat betreft de bovenwettelijke dagen kan wel voorhand, dus al bij de arbeidsovereenkomst, worden afgesproken dat die ook bij ziekte in aanmerking worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfsvakantie of vastgestelde vakantiedagen wegens bedrijfssluiting rond de feestdagen.

Sparen vakantiedagen

Hoewel een werknemer dus in beginsel zelf bepaalt of en wanneer hij met vakantie gaat, wil dat niet zeggen dat de werkgever de werknemer niet kan verplichten vakantie op te nemen. Denk aan het geval dat er een collectieve bedrijfsvakantie geldt. Bovendien kunnen de boven­wettelijke dagen (deels) door de werkgever worden vastgesteld, mits dit is overeengekomen. Dat ziet men vaak op dagen als de vrijdag na Hemelvaart of rond andere feestdagen. Maar ook als er niets geregeld is kan de werknemer soms toch verplicht worden met vakantie te gaan. Vakantie is namelijk bedoeld om uit te rusten. Het is zeker niet ondenkbaar dat een werknemer tegen zichzelf beschermd moet worden als zijn gezondheid in gevaar kan komen.

Afkoop van vakantiedagen – uitbetaling bij einde dienstverband

Alleen de bovenwettelijke vakantiedagen mogen worden afgekocht gedurende het dienst­verband. Het wettelijke minimum (zie hiervoor) mag niet worden afgekocht en moet dus worden opgenomen. Dit wordt ook nog eens gestimuleerd door de korte vervaltermijn van die dagen (zie hierna). Een all-in salaris is dus in beginsel niet mogelijk.
Bij het einde van de arbeidsovereenkomst kunnen vakantiedagen wel uitbetaald worden, en dat moet ook. Ook kan een eventueel tekort worden verrekend.

Verjaring en verval – hoe lang blijven vakantiedagen geldig

Ook hier moet weer een verschil worden gemaakt tussen de wettelijke en bovenwettelijke dagen. Hetgeen de werknemer heeft opgebouwd bovenop het wettelijk minimum aantal verjaart na vijf jaren na het moment van opbouwen. De wettelijke dagen vervallen echter na zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd. Wettelijke vakan­tie­dagen moeten dus uiterlijk op 1 juli van het jaar nadien zijn opgenomen. De wet spreekt van vervallen. Dat betekent dat ze dus automatisch weg zijn. Daar valt niets aan te doen. Een verjaring kan zoals men dat noemt gestuit worden voordat de termijn verloopt. Maar voor het wettelijke minimum aantal dagen kan dat niet.

Bob van Brink
25 april 2016  




[1] Wanneer er een cao van kracht is, kan daarin een regeling ten aanzien van vakantierechten etc. zijn opgenomen. In dat geval geldt die regeling.

[2] Zie artikel 7:629 lid 3 BW. Opgemerkt wordt dat een en ander wel aan vormvoorschriften is geboden waaraan de werkgever zich moet houden.

Meer artikelen over de volgende rechtsgebieden: